Miembros, invitaciones, roles y permisos

En ReportArea Empresa, cada persona entra con su propia cuenta y recibe un rol local. Ese rol define su lugar en las líneas de trabajo y permisos independientes para módulos especializados.

Disponibilidad: gestión exclusiva de propietarios y administradores de una organización Empresa. Nivel: Intermedio.

Para qué sirve

Use miembros y roles para incorporar personas sin compartir claves, separar responsabilidades y decidir quién administra inventario, activos, documentación, operación comercial o colaboración con otras organizaciones.

Requisitos

• La organización debe estar en modo Empresa.
• Quién invita o cambia roles debe ser propietario o administrador.
• El invitado debe usar y verificar exactamente el correo al que se envió la invitación.
• La cuenta puede tener otros perfiles activos. La invitación agrega esta organización como perfil, pero no puede duplicar una membresía activa ya existente en ella.

Invitar a una persona

1. Abra Ajustes, Usuarios y Invitar usuario.
2. Indique correo y un rol activo.
3. El destinatario abre el enlace, válido durante siete días, e inicia sesión o crea su cuenta.
4. Verifique el mismo correo y acepte. Si se registró desde la invitación, puede necesitar volver a abrir el enlace después de verificarlo.
5. La organización nunca crea ni ve su clave.

Las invitaciones pendientes se muestran aunque las suscripciones estén deshabilitadas. Desde Usuarios puede Reenviar una invitación todavía válida o Revocar su acceso. Enviar una nueva al mismo correo revoca las anteriores pendientes. El rol Propietario no se concede por invitación: la propiedad se transfiere mediante su procedimiento específico.

Crear y asignar roles

1. En Ajustes, Roles, cree o edite un rol con nombre, descripción y estado.
2. Active solo los permisos necesarios: inventario, activos, documentación, operación comercial, red de servicios, derivación externa o vista de trabajos compartidos.
3. Asigne el rol a un miembro activo desde Usuarios.

Los permisos documentales se normalizan al guardar: Editar implica Ver, y Publicar o Compartir implican Ver y Editar. Si todavía no existe ningún rol, el alta contextual permite crear uno mínimo con nombre y código derivado sin abandonar el formulario que lo necesita.

Dar de baja a un integrante

La baja administrativa exige un motivo. El propietario puede quitar a cualquier integrante salvo a sí mismo; un administrador solo puede quitar personas que no sean administradoras. El propietario debe transferir la propiedad o archivar la organización antes de salir. La baja libera la plaza, revoca sesiones, quita pertenencias y preferencias operativas, cancela firmas afectadas y devuelve los reportes activos de esa persona a la cola sin responsable ni grupo actual. El historial conserva un mensaje de sistema y la persona recibe un correo transaccional en su idioma.

Propietario y Administrador reciben las facultades administrativas propias de esos roles. Los permisos de inventario y activos son independientes entre sí. Documentación separa Ver, Editar, Publicar y Compartir; además, cada categoría limita a los roles con nivel Sin acceso, Ver, Comentar o Editar. Ventas y cobranzas permanecen reservadas a administradores aunque otro rol tenga gestión comercial.

Reglas y efectos

• Un miembro tiene un solo rol de organización a la vez.
• Un rol usado por un miembro activo no puede desactivarse.
• Tampoco se desactiva un rol predeterminado ni uno usado por cadenas u ofertas activas.
• Marcar un rol como predeterminado lo mantiene activo y desmarca cualquier otro predeterminado.
• El rol del propietario no puede cambiarse hasta transferir la propiedad.
• Cambiar el rol modifica las acciones disponibles, pero conserva el historial realizado por la persona.
• Una invitación no revela ni modifica otros perfiles; al aceptarla selecciona el nuevo y conserva el principal anterior.

Obligatorio y opcional

Obligatorio al invitar: correo y rol activo. Obligatorio al crear un rol: nombre. Opcional: descripción y permisos especializados. El indicador de rol predeterminado es configurable, pero las invitaciones actuales siempre exigen elegir un rol expresamente.

Caso práctico

La empresa invita a Lucía con el rol Técnico. Luego crea “Responsable de stock” con Administrar inventario y se lo asigna a Martín. Lucía atiende reportes sin editar depósitos; Martín gestiona stock sin recibir automáticamente permiso para diseñar activos.

Límites actuales

• El rol predeterminado no reemplaza la elección explícita en una invitación.
• La propiedad no se asigna desde el formulario de invitación: debe usarse la transferencia de propiedad.