Órdenes de servicio y custodia

Una orden de servicio organiza la recepción, el trabajo comercial y la entrega de equipos asociados a un reporte. La custodia documenta qué se recibió y a quién se devolvió.

Disponibilidad: Profesional y Empresa; requiere permiso de operación comercial. Nivel: Intermedio.

Para qué sirve

Use una orden para agrupar cliente, reporte, equipos, presupuestos, documentos, entrega y garantías. Use custodia cuando la organización recibe físicamente un equipo y necesita conservar evidencia de entrada y salida.

Requisitos

Reporte visible y cliente activo; cada reporte admite una sola orden.
Si el reporte ya tiene cliente, la orden debe usar el mismo.
Una Empresa relacionada debe tener rol Cliente o Ambas.
Los equipos deben pertenecer a la misma organización y no pueden estar asignados a otro cliente.

Uso paso a paso

Desde el reporte, cree la orden. Si el reporte ya tiene cliente, queda heredado y de solo lectura. Si no tiene y falta la ficha, use Crear cliente: el alta rápida vuelve con el dato seleccionado sin perder el formulario.
Revise título y descripción heredados del reporte. Use Personalizar para modificarlos o Restablecer para recuperar el origen. Confirme moneda, garantías y al menos una línea de trabajo.
Revise los equipos vinculados al reporte, que aparecen preseleccionados. El selector solo muestra activos compatibles con el cliente elegido.
Para recibir un equipo, registre falla declarada, condición, accesorios y fotos.
Trabaje la orden en estado En proceso y genere presupuestos si corresponde.
Marque Lista cuando el trabajo finalice.
Entregue indicando quién recibe, condición de salida y fotos. La entrega finaliza automáticamente las custodias activas de la orden.

Reglas y efectos

Estados: En proceso, Lista, Entregada y Cancelada.
Un equipo solo puede tener una custodia activa, aunque aparezca en distintas órdenes.
Si un equipo aún no tiene cliente, agregarlo a la orden lo vincula a ese cliente; no puede usarse luego en una orden de otro cliente.
La evidencia de ingreso no se reescribe. Al finalizar la custodia se agregan receptor, condición y fotos de salida.
Solo una orden En proceso puede recibir equipos o pasar a Lista.
Para cancelar En proceso o Lista se exige motivo y no puede quedar ninguna custodia activa.
La orden se conserva como historial y no se elimina.
Las líneas usan claves estables: una validación fallida conserva cada descripción, cantidad, precio e impuesto, además del cliente, la moneda, los equipos y los valores heredados personalizados.

Obligatorio y opcional

Obligatorio: cliente, moneda, al menos una línea y días de garantía entre 0 y 3650; equipo al registrar custodia; receptor al finalizarla o entregar. Opcional: equipos iniciales, título y descripción personalizados, falla, condiciones, accesorios y fotos. Se admiten hasta 10 fotos de entrada y 10 de salida por custodia, JPG, PNG o WebP, de hasta 5 MB cada una.

Caso práctico

Una notebook llega con cargador y una marca en la tapa. El operador crea la orden desde el reporte, registra ambos datos y toma fotos. Al finalizar, marca la orden Lista y la entrega a Jane con nuevas fotos. La custodia conserva ambas evidencias.

Límites actuales

No se crea una orden sin un reporte previo.
Un reporte no puede tener dos órdenes.
No se edita la evidencia de ingreso después de registrarla.
Cancelar no es posible hasta finalizar todas las custodias activas.